審議會議行政細節環環相扣，需注意以不違反審議精神為原則。因應不同議程設計，時間長短、知情程序或分階段、分日進行討論等，皆有其設計緣由，也因此影響後續的各項招募及行政作業。此章節主要說明辦理政策審議或一般審議討論的步驟與原則。辦理參與式預算以外的政策審議或一般討論，建議參照此章節之步驟與原則辦理，並配合議題性質，諮詢相關專家，完備詳細之議程設計。
（一）規劃行政小組與執行委員會
當機關發現討論需求或確定辦理公民審議計畫後，應開始籌組規劃行政小組，以執行各類行政工作，如委外辦理，亦應要求專人負責，且機關承辦人員需確實掌握辦理情形。辦理前預留至少2至3個月以上的行政籌劃期間，同時依照「多元、平衡、客觀」的原則，組成執行委員會。
執行委員一般以客觀、公正和獨立的立場參與執行委員會議，此一會議主要為輔助會議之流程可促成不同觀點間進行公開、平衡、有建設性的對話，並監督整體會議進行，確保過程獨立及會議的公信力。會議籌劃期間，執行委員會將召開3至4次會議，第一次會議建議至少於正式會議開始2至3個月前召開，其成員應涵蓋討論議題多元觀點之專家及一位審議會議專家，約5至7人。
執行委員會的任務
- 辦理會議之模式、議題主題與框架等。
- 確認議題手冊架構、內容與推薦撰擬專家。
- 會議過程中各類專家名單規劃（含候補名單）。
- 擬具公民抽選原則：以多元平衡背景為基礎，輔以特定議題之其他保障身份者。
- 擬具開幕及閉幕出席之政府代表或專家學者邀請名單。
- 確認完整版議題手冊具備多元觀點，必要時可召開議題手冊修訂小組。
- 確認會議流程、主持流程及細節，必要時邀請主持團隊列席旁聽執行委員會。
- 確認宣傳招募情形，以確保有足夠多元的報名者進行抽選。
- 依擬具之抽選原則抽選公民（含備取）。
- 會議其他確認事項。
籌劃期間召開執行委員會，建議規劃行政小組應向委員報告行政籌劃進度，如有關於會議公正性之問題，皆應回報至執行委員會決策處理。
（二）確立議題討論框架與模式
議題討論框架與公民審議計畫辦理之會議目的密切相關，在確立議題討論框架與模式前，應先釐清會議目的，以利於設定框架，並於挑選模式時做出取捨。討論議題範圍與框架應避免過小或過大，如社區綠美化僅提供種植何種花草的討論主題，公民無法有太多討論空間；而如何讓桃園變得更美好，在沒有任何議題範疇或領域的情況下，則容易讓討論失焦，甚而偏離會議目的，需要另外設定框架，好讓公民聚焦以抒發己見或提供政策建言等。
如主辦單位無法在達成會議目的的情況下聚焦議題或設定框架，建議提出一個主軸或可討論議題，向執行委員會清楚說明會議目標後，由執行委員討論決定詳細的議題框架。
（三）撰擬議題手冊
議題手冊：知情的來源
議題手冊是審議會議中重要的「知情」來源，因此也是奠定一場會議重要的基石。手冊應以基本介紹為原則，考量易讀性，篇幅不宜太長，盡量不超過30頁，且文字間距編排適切，避免過於擁擠，並以圖文或輕鬆的呈現方式，提升參與公民的閱讀興趣。更重要的是，內容需呈現多元平衡的各種觀點，整本手冊經執行委員會各方立場的專家認可後，方可發放。
議題手冊內容
準備議題手冊內容依會議辦理模式而有所差異，例如願景工作坊除了基本的議題資料外，尚需要準備2至3套劇本，供討論時批判並描繪未來願景之用。一般而言，議題手冊內容會包括會議辦理背景及審議民主簡介、議題基本背景資訊、議題爭點、多元觀點及國內外案例等。部份半日的討論會議，可準備2至3頁簡易的議題資訊及多元觀點介紹即可。由於議題手冊也是主持團隊引導討論過程的重要工具，故建議邀請主持團隊協助最後檢視，在不影響手冊架構與平衡觀點的情況下，適時於段落間增加須搭配議程設計與主持脈絡之問句，輔助討論順利進行。
由於議題手冊須花費一定時間撰擬，且確認多元觀點、資訊平衡及專業資訊易讀之轉譯耗時較長，建議應於第一次執行委員會確認大綱後即著手撰擬工作，以利於會議前7天提供參與公民於討論前閱讀。
【案例】交通局
議題手冊未必一定得由專家學者撰寫，機關同仁也可以在熟悉政策與業務的情況下，以機關內部團隊協作，搭配專業建議完成一本相對客觀且具有多元觀點與資訊的議題手冊。交通局於籌備會議期間定調討論議題後，即針對框定之議題框架著手議題手冊撰擬，並透過機關內部產出議題手冊初稿；初稿完成後，交由專業團隊協助提供初步建議，針對架構、用字淺詞與多元觀點等部份進一步調整，機關內部調整及專業團隊提供各項修訂建議總計共修訂至少13版次，最後送美編完成手冊定稿，並於會議召開前7日提供公民閱覽。
（四）招募與宣傳
- 招募
決定招募對象
招募公民前，需先確認會議目的及議題框架，再由執行委員會依議題性質決定招募對象，且須注意多元組成的原則。一般來說，應排除特定專家學者，如該議題有長期關注之民間團體或學者，可於議程設計中專家觀點分享的階段出席發表意見，避免公民組成背景呈現明顯的權力落差。執行委員或籌備過程中參與之專家也不宜擔任參與公民，或於會議進行時於非議程安排的情況下發言干擾討論。
公民的參與資格將針對議題特性、會議目標等需求，設計合宜的招募資格或組成比例，例如：青年議題的參與年齡一般限制在35或40歲以下，部份特定議題則有特殊身份的參與保障等。
維持參與者的多元性
公民抽選時，為了確保性別、年齡、學歷、職業、區域或其他與議題相關之特定立場等背景組成之平衡，通常會將報名公民進行分類，再依執行委員會提出之多元背景原則進行分組抽選。如參與公民人數較多，實際會議分組時，亦應考量各分組內之多元組成，以確保討論多元性。
通常為了維持參與者的多元性，多數審議會議皆安排公民報名後，以多元背景進行抽選；在資源許可的情況下，如可辦理多場次會議，並設計合宜的程序彙整不同場次之結論，亦可大量招募參與者進行討論，即無須進行抽選程序。有些審議會議考量議題需求及模式特性，部份參與者採取邀請制，則務必由執行委員會討論擬定多元利害關係人之類別、名額及邀請名單排序等事宜，方可由行政小組依委員會決議進行邀請，以確保招募公正性及避免後續可能產生的質疑。
2.宣傳
宣傳管道
宣傳以招募的目標族群決定宣傳管道，因政策討論常安排多日全程參與，需要公民事前安排行程及預留多元背景抽籤等前置行政程序，建議於報名截止前至少1至2個月前開始宣傳，報名截止日安排預留約10至14日的行政作業時間。資源許可的情況下，越多元廣泛的發送相關訊息越好，並且注意非網路族群的需求。
報名人數
報名人數非以額滿為目的，一般應多過預計參與討論之人數至少2至3倍以上，以進行抽籤，確保公民多元背景。除非會議目的與議題討論框架有特殊需求，通常宣傳期間應分階段針對不同族群加強宣傳，並隨時注意報名者的背景，如有預定招募的群體報名情形不佳時，應隨時調整、加強宣傳的管道，以維持報名者抽選母體的平衡與多元性；切勿採取單一動員方式，以免成員背景過於一致，影響討論結果。
報名注意事項
報名說明文件應盡量淺顯易懂，除基本資料外，視抽選需求蒐集相關資訊，如特殊身份、相關組織背景、報名動機或對特定議題之主張等資訊。由委外單位辦理所蒐集之資料，應要求廠商妥善處理，且須於報名文件中加註個人資料蒐集及保護聲明。
政策審議或一般討論文宣參考範例(交通局)
【案例】交通局
針對議題設定合宜的招募對象與適切的宣傳管道與宣傳期，在經費有限情況下，亦可獲得不錯的招募成果，也是確保會議具有多元參與者的重要基礎；同時也透過平衡多元的參與者，保障整體會議公開、公正且公平的進行，參與資訊充分擴散，且不會有應參與討論卻被排除在招募對象外的公民等。為此，交通局的宣傳期安排大約1個月，除了基本的交通局網站、桃園參與式預算網及桃園公民參與粉絲專頁外，另自行函文桃園市內14所大專校院電子佈告欄公告，請教育局協助函文國小以上各級學校，也經由新聞處於桃園Line官方帳號公告，同時請體育局協助於7座運動中心、田徑場、中路及中壢網球場公告於電子布告欄及張貼紙本海報，透過桃園捷運公司於22個站點投放電子布告欄及張貼紙本海報；此外，也請Youbike網站與APP推播公告。在多種宣傳管道外，同時持續觀察報名情形，以籌備會議規劃之抽選原則為基礎，加強預定招募卻較少報名之群體宣傳觸及。最後，成功招募預定招募人數之2至3倍報名者進行抽選。
（五）邀請政府代表、專家學者及其他公民參與
邀請政府代表或專家學者
為了提升參與公民的政治效能感，開、閉幕式之政府代表或專家學者部份，邀請該政策建議或決定之相關單位出席，聆聽公民討論結果，並適切回饋。
【案例】交通局
交通局「提升公共自行車騎乘安全工作坊」開幕式邀請市長出席致詞，會議期間安排熟悉相關政策與業務的同仁於各組隨時提供不帶立場且多元的客觀資訊解惑，輔助公民討論順利進行外，也讓公民在知情的情況下，提出更具體可行的建議方案。最後，閉幕則安排科長給予參與公民具體回應，包括目前政策規劃、未來可能執行方向及待研擬議題等，甚而提出可能在未來持續交由公民討論的議題，現場回應階段的充分對話也顯見機關對於會議結論的重視。
旁聽注意事項
公民審議計畫一般來說是完全公開的，審議會議為了避免參與公民未提前閱讀議題資料或影響公民多元組成比例，故不開放現場報名。為了鼓勵更多人關注議題，視技術資源、議題需求及議程安排開放旁聽，旁聽者無發言及參與討論的權利，僅能在不影響討論的情況下在旁觀察，座位通常另外安排於討論區後方或旁邊。必要時，可於報到時請旁聽者簽署同意書(範例如下圖)，凡有影響討論情事經勸阻無效，即可請其離開會場。原則上受邀之政府代表或專家學者旁聽亦應比照旁聽規範辦理。
旁聽公民同意書暨簽到表範例（六）公民聯繫
聯繫公民
公民抽選名單確認後，開始著手聯繫公民，至遲於會議10日前聯繫，確認其可全程參與，如不克全程參與應依序遞補；並於會議辦理7天前寄發議題資料供閱讀。備取公民亦應與參與公民同時聯繫，告知最晚備取時間，以利備取作業進行。未抽選中之公民仍須寄發委婉的未中選通知，避免會議當天公民出席卻不能參與。
【案例】交通局
政策相關討論為了維持品質及資源限制，通常會限定參與人數，為了讓更多想參與的公民有機會參加，抽選後的公民聯繫非常重要，為確保會前公民都收到議題手冊可事前閱讀，也避免會議當日臨時有公民不出席，影響其他備取者的參與機會。因此，交通局在聯繫中選公民時，同時以電子郵件及電話聯繫，一有正取公民未能參與，即根據出缺的多元背景（如性別、年齡、區域及其他議題相關資訊等）再次安排備取公民的抽選與聯繫，讓最後出席的公民組成能盡量符合多元組成的需求。
行前會議
會議辦理前，所有工作人員（含主持團隊）皆應共同參與行前會議，以確認每個工作人員了解會議工作內容並相互支援。行前會議須確認整體議程、各階段工作人員工作事項，並確實協調行政團隊與主持團隊相互支援事項，例如討論階段行政團隊須視情況支援主持團隊，或主持團隊須協助行政團隊向公民宣達相關注意事項等。若為分組會議，主持團隊於行前會議確認各組基本討論架構、主持脈絡及各階段討論焦點一致，便於會議最後階段之全場意見彙整，避免各組討論焦點不一，無法彙整，而影響會議結論產出。
議程設計
不同的審議模式有不同的議程設計，甚至有多場次、多日討論之流程脈絡須考量，再搭配議題需求，因此需要「客製化」，建議於執行委員會中徵詢代表審議專業之委員，或請主持團隊協助根據議題需求安排議程，再與執行委員共同討論後確認。議程設計上注意配合議題討論主軸，無論議題範疇或框架大小，一般各階段討論設計應具有延續性，避免公民於幾個短促的階段分別產出結論。故議題框架或討論脈絡設計須配合議程設計考量適切性，如議題範疇過大，則須思考分場次召開會議的必要性。審議會議模式繁多，其議程設計亦有差異，無法於此手冊逐一詳述；提供政策審議或一般討論一日議程參考表，建議仍依各次召開會議之目的、模式及議題性質等條件，安排實際議程。
【案例】勞動局
以勞動局辦理「友善育兒職場公民參與工作坊」為例，因議題主要為蒐集友善育兒職場之需求與想法，提供〈獎勵事業單位辦理勞工托兒措施計畫〉作為補助參酌，其議題框架較簡單，也容易發想討論，故以一日政策審議為主。其兩階段之議題討論則區分為「育兒甘苦談」及「友善職場挺爸媽」，藉由育兒甘苦的經驗與事實分享，點出育兒現狀與制度可能的問題，再進一步以現實為基礎，探討除了現行的作法外，還有哪些友善職場措施能輔助育兒，又現行的做法還有哪些部份需要調整，進一步討論與彙整後，便可作為政策參酌。
會議結論公告
會議呈現報告彙整內容，原則上由公民自行撰擬為主，並經全體公民確認後，方可發布。如受限於時間安排，無法由公民自行撰擬，則應在不更動討論原意及結果的情況下，知會在場公民結論報告彙整方式，再交由主持團隊協助完成；經主持團隊協助完成之結論報告，仍應由全體公民確認後，方可作為會議結論進行公告。
原則上討論期間不開放媒體採訪，個別公民於會議期間也不單獨接受採訪，以免個人發言遭斷章取義為會議結論。會後如記者有報導需求，可針對公民參與心得進行採訪，有關會議結論須告知以主辦單位發布為準。
撰作者：張婉慈
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