本節以勞動局「友善育兒職場公民參與工作坊」及交通局「提升公共自行車騎乘安全工作坊」2案為完整操作範例。勞動局「友善育兒職場公民參與工作坊」為111年執行之計畫，交通局「提升公共自行車騎乘安全工作坊」則為112年執行之計畫，2個案例相對完整實現政策審議的籌辦過程，以下將前述所提之執行架構為基礎，呈現整體籌辦過程作為參考。
【範例一】勞動局「友善育兒職場公民參與工作坊」
（一）確立計畫及會議目標、議題發展階段及合宜的參與模式
「友善育兒職場公民參與工作坊」原規劃以〈獎勵事業單位辦理勞工托兒措施計畫〉之補助法源辦理參與式預算，然而該法令主要為獎勵250人以下之事業單位提供優於法令之友善育兒職場措施，如辦理參與式預算提案經費運用及公民參與程度有限，加上友善育兒職場措施已為現行政策極力推行的方向，經與審議專家共同盤點議題背景及條件後，決定透過政策審議蒐集勞工對友善育兒措施的經驗、意見與看法，據以作為友善育兒職場措施獎勵金發放的參照標準之一，向企業宣導友善育兒相關作為，也提供現行法令落實與未來政策規劃重要方向。
（二）機關辦理條件、資源與會議後決策連結
勞動局過去曾辦理多次公民審議計畫，本次計畫由專門委員引領業務單位執行，投入充足的經費，並由業務單位內部分工合作。行政籌備方面除主責承辦外，另有中階主管共同參與各項會議討論及決策；會議當日則邀集業務相關單位協助及觀摩討論流程。此外，依會議預定辦理時間往前預留3個月以上之籌備期程，無論時間、人力或經費等條件皆無虞。因會議目標及議題主軸為業務單位主責，雖涉及面向甚廣，但多數建議應可由機關全權處理，並於後續分層盤點規劃與執行。
（三）尋求信賴可靠的協力者
勞動局於本計畫初始即邀請審議專家、議題專家及受過培訓的專業主持團隊參與，並由專門委員、中階主管與業務單位召集執行委員會，每次執行委員會皆邀請協力者共同參與，並於各次會議確立會議辦理主軸與各行政籌備事項。其他行政工作，如海報設計、議題手冊美編等，則尋求其他專業廠商協助完成，再提至執行委員會進行最終確認。整體籌備過程相當仰賴審議專業者提供的建議，勞動局也積極與其密切聯繫並提出可能困境，盡量在機關可及的範疇內，依審議精神完成整體公民審議計畫。
（四）執行委員會
此計畫執行委員會由勞動局專門委員擔任召集人，邀請審議專家、議題專家及受過培訓的專業主持團隊參與，業務單位中階主管及承辦也全程參與討論。整體計畫共召開3次執行委員會，前2次會議依照本操作手冊建議之會議內容執行，並於會中討論確認未完成之重要行政決策事宜；第3次會議除應決議事項外，也依第1次執行委員會決議之招募原則進行公民抽選。
（五） 流程設計與行政籌備
此次計畫由勞動局業務機關自行辦理，部份行政事項委外，故規劃行政小組即為業務單位本身，另邀請審議專家提供專業建議，給予各項行政工作指導。
公民審議計畫之流程設計與行政籌備息息相關，各項行政籌備細節因應流程設計通常會有不同的調整，以符合會議實際需求。經與審議專家討論及執行委員會決議，議題主要為蒐集友善育兒職場之需求與想法，提供〈獎勵事業單位辦理勞工托兒措施計畫〉作為補助參酌，其議題框架較簡單，也容易發想討論，故以一日政策審議為主；兩階段之議題討論則區分為「育兒甘苦談」及「友善職場挺爸媽」，藉由育兒甘苦的經驗與事實分享，點出育兒現狀與制度可能的問題，再進一步以現實為基礎，探討除了現行的作法外，還有哪些友善職場措施能輔助育兒，又或者現行的做法還有哪些部份需要調整，進一步討論與彙整後，便可作為政策參酌。
後續各項行政籌備皆依前述流程配合辦理與執行，例如依抽選原則設計之報名表、租借可同時容納45人之大場討論會議室及3間15人分組討論會議室、宣傳期程與管道規劃及公民抽選與備取聯繫等事宜。
（六）撰擬議題手冊
議題手冊是政策審議的靈魂，因此勞動局本次計畫之議題手冊撰擬方向與大綱於第1次執行委員會中即確認，並由議題專家針對會中討論方向與重點主筆撰擬，於第2次執行委員會確認初稿，以便逐步調整至合宜版本，經執行委員會同意版本再於會議召開7日前提供與會公民閱覽。
因議題手冊需具備客觀提供資訊與多元觀點，故由議題專家完成手冊初稿後，由審議專家及主持團隊提供初步建議，再次經機關進行調整修正，幾次來回修正後，最後審議專家針對手冊細修文句，使手冊看來客觀，卻不失資訊含量，議題亦有討論空間，再請主持團隊依流程設計置放適合討論之問題於段落中，完成手冊定稿。
（七）招募、宣傳與公民聯繫
招募原則上以多多益善為原則，故勞動局透過各種體制內外管道進行宣傳，並於臺鐵及網路新聞刊登廣告，使審議會議資訊盡量觸及各類人群。為抽選出多元背景之公民組成，報名表單設計依執行委員會討論決議之原則進行設計，蒐集可判斷多元背景資訊，以利後續抽選之用，如育兒情形等；除議題直接相關的利害關係人外，同時考量該議題可能受影響的族群，如結婚但未育兒族群等；為降低公民參與門檻，也調查公民的托兒需求，預備協調社會局提供相關協助，以利育兒群體可參與會議。
此外，勞動局宣傳期程長達2個月，並於2個月期間密集關注報名情形，於不同階段加強較少報名族群之宣傳管道，藉此增加抽選母體的多元性。由於宣傳期程夠長，也有多元宣傳管道，最終報名人數達124人，報名年齡比例主要分布在30-49歲，恰為友善育兒職場的主要利害關係人，其次則為20-29歲及50-64歲，分別為友善育兒職場的間接關係人，前者可能影響其育兒意願，後者則為育兒支援者；公民組成職業類別多元分布於各行業別，且就職公司規模主要落在本次討論法源標的250人以上事業單位；從中抽選45位公民參與。最終公民組成分別為男性32% 、女性68%，年齡分布除19歲以下無人參與外，其餘年齡層至少有2位公民代表。
公民聯繫部分，於抽選後即刻聯繫第一波中選公民，確認可全程參與，並提醒會前閱讀議題手冊；如無法全程參與，則委婉建議讓予機會給備取公民。
（八）行前會議與會議當日
為使當日會議辦理順暢，會前主持團隊與全體行政團隊召開1次行前會議，協調各階段之行政細節，並推演當日可能發生的狀況，準備因應方式。主持團隊與行政團隊透過會議了解會議當日情況，與可能需相互支援的工作。
會議當日討論共分3組進行，勞動局動員至少20名工作人員，並於各組安排1位熟悉議題法規的機關人員協助行政工作，並於必要時提供客觀資訊釋疑，同時也觀摩討論進行。各組於小組討論外，也於大場討論階段與其他組分享討論成果，大場主持人於此階段引導全體參與者針對分享報告內容進行對話、交流及彙整，以釐清各組討論內容之異同及建議提出之緣由等細節。
勞動局專門委員全程聆聽大場討論階段之各組結論分享與彙整結論，並於最後針對相關建議給予初步回應，以建立公民之效能感。
（九）會議結論公告、後續政策連結及回饋
由於僅為一日討論會議，故會議結論交由主持團隊協助完成，以不更動討論原意為原則，並於結論報告完成後，提交全體公民確認無誤，於2週內公告會議結論。勞動局則於結論報告完成後，綜合盤點會議結論內容，將相關建議納入〈112年獎勵事業單位辦理勞工托兒措施計畫〉獎勵標準，亦根據公民建議推廣及鼓勵事業單位參加政府機關辦理之友善職場獎項，勞動局也持續輔導及宣導友善育兒措施，提升補助及獎勵效益；涉及跨局處部分，則行文相關局處配合辦理。
（十）整體成果呈現
為推廣並持續落實公民審議計畫相關建議與結論，勞動局會後積極參與相關評審作業，並榮獲桃園市性別平等創新獎局處組第3名。透過獎項爭取公民審議計畫之能見度，讓更多人了解公民審議計畫及相關建議的成效。
【範例二】交通局「提升公共自行車騎乘安全工作坊」
（一）確立計畫及會議目標與選擇合宜的參與模式
交通局並非一開始即鎖定「自行車騎乘安全」的公共討論，由於原欲以競賽方式徵集公共自行車投保率提升方案，為使整體參與更全面，政策建議範疇適用更廣泛，後經審議專家建議，盤點機關內部自行車相關議題與政策，搭配機關權責與會議目的，最終將主題框定為「公共自行車騎乘安全」，再搭配議程設計，讓整體討論既符合機關需求，也讓公民暢所欲言。考量機關資源及議題討論範疇，故規劃以一日政策審議聚焦蒐集公民意見，以便於回饋業務單位未來政策規劃內涵。
（二）機關辦理條件、資源與會議後決策連結
交通局業務單位中階主管及承辦人員皆積極投入計畫辦理，機關內部前期籌備向相關業務單位蒐集業務資訊，亦有相對充足經費辦理一日政策審議，雖然自行車議題涉及範圍及單位層級廣闊，聚焦於公共自行車安全相關業務內涵可由業務單位執行，其餘相關建議則可於會後協請相關機關配合評估及規劃辦理。
（三）尋求信賴可靠的協力者
在辦理過程中，交通局相當仰賴審議專家與主持團隊的建議，有任何問題也積極溝通討論，順利完成整體會議籌劃與辦理。此外，海報、議題手冊美編及會議當日之飲食安排等零散之專業工作則委請廠商辦理，減輕業務單位籌備事項之負擔。
（四）流程設計與行政籌備
此計畫主要之規劃行政團隊直接由業務單位擔任，有關流程設計與行政籌備部分多仰賴審議專家提供建議，必要時則協請主持團隊提供資訊或協助。
將討論主軸聚焦於「公共自行車騎乘安全」相對適合1日政策審議，兩階段討論設計分別為「桃園市公共自行車經驗談」及「安全便利的桃園市公共自行車」，從議題設計即聚焦於「桃園市」及「公共自行車」兩大條件上。藉由聚焦於公共自行車的討論設計，也盡量引導公民往政策規劃方向思考，以提供後續政策規劃建議。
後續各項行政籌備皆依前述流程配合辦理與執行，共召開2次籌備會議，其中1次即為抽選會議。籌備會議後之各項工作包括：依抽選原則設計之報名表、租借可同時容納30人之大場討論會議室及2間15人分組討論會議室、宣傳期程與管道規劃及公民抽選與備取聯繫等事宜。
（五）撰擬議題手冊
議題手冊未必一定得由專家學者撰寫，交通局承辦人員因相對熟悉政策與業務，故由機關內部團隊協作，搭配審議專家建議與協助，合力完成一本相對客觀且具有多元觀點與資訊的議題手冊。交通局於籌備會議期間定調討論議題後，即針對框定之議題框架著手議題手冊撰擬，並透過機關內部產出議題手冊初稿；初稿完成後，交由審議專家協助提供初步建議，針對架構、用字淺詞與多元觀點等部份進一步調整，機關內部調整及審議專家提供各項修訂建議總計共修訂至少13版次，最後送美編完成手冊定稿，並於會議召開前7日提供公民閱覽。
（六）招募、宣傳與公民聯繫
交通局針對議題設定合宜的招募對象及適切的宣傳管道與宣傳期，在未花費宣傳經費的情況下，共招募到114名公民報名。交通局的宣傳期安排大約1個月，除了基本的交通局網站、桃園參與式預算網及桃園公民參與粉絲專頁外，另自行函文桃園市內14所大專校院電子佈告欄公告，請教育局協助函文國小以上各級學校，也經由新聞處於桃園Line官方帳號公告，同時請體育局協助於7座運動中心、田徑場、中路及中壢網球場公告於電子布告欄及張貼紙本海報，透過桃園捷運公司於22個站點投放電子布告欄及張貼紙本海報；此外，也請Youbike網站與APP推播公告。在多種宣傳管道外，同時持續觀察報名情形，以籌備會議規劃之抽選原則為基礎，加強預定招募卻較少報名之群體宣傳觸及，確保報名者組成的多元性。
檢視報名者組成，年齡部份主要為61歲以上年齡層較少，考量騎乘公共自行車之年齡，仍算合理；其餘年齡層分布還算平均。設籍、居住、就學或就業的區域多數桃園市區域皆有報名者，惟公共自行車分布較少之新屋區與復興區僅有1位報名。其他有關身分別、是否居家上班及其他交通、公共自行車使用習慣等相關資訊，分配亦算多元，故最終抽選出之30位公民組成可謂多元平衡。
抽選公民後之聯繫，交通局同時以電子郵件及電話聯繫，一有正取公民未能參與，即根據出缺的多元背景（如性別、年齡、區域及其他議題相關資訊等）再次安排備取公民的抽選與聯繫，讓最後出席的公民組成能盡量符合多元組成的需求。
（七）行前會議與會議當日
為使當日會議辦理順暢，會前主持團隊與行政團隊召開1次行前會議，協調各階段之行政細節。主持團隊與行政團隊透過會議了解會議當日情況，與可能需相互支援的工作。
會議當日討論共分2組進行，交通局出動約10名工作人員，並委請廠商協助器材與餐點等行政事項，且於2個分組各安排1位熟悉議題的機關人員於必要時提供客觀資訊釋疑。各組於小組討論外，也於大場討論階段跟另一組分享討論成果，大場主持人於此階段引導全體參與者針對分享報告內容進行對話、交流及彙整，以釐清各組討論內容之異同及建議提出之緣由等細節。
（八）市長出席開幕式、科長代表回應
為增強公民參與效能感，開幕式邀請市長出席致詞；閉幕式則安排業務科長給予參與公民具體回應，包括目前政策規劃、未來可能執行方向及待研擬議題等，甚而提出可能在未來持續交由公民討論的議題，現場回應階段的充分對話也顯見機關對於會議結論的重視。
（九）會議結論公告與後續政策規劃
由於僅為一日討論會議，故會議結論委由主持團隊協助完成，以不更動討論原意為原則，並於結論報告完成後，提交全體公民確認無誤，於2週內公告會議結論。交通局於結論報告完成後，盤點會議結論內容，配合討論議題面向人、車、路，綜整共8個主要建議，針對各項建議分別研擬後續參採方向。
撰作者：桃園市政府智慧城鄉發展委員會
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